"Budsjett er riktig, riktig old fashion"

Digital transformasjon krever ny økonomimodell

Fra budsjettering til forecasting

Raske endringer og digitalisering krever at man skroter det tradisjonelle budsjettet og i stedet bruker prognosemodeller.

– Begrepene «budsjett» og «digitalisering» passer ikke sammen, sier Gorm Gorell i EG.

Han anbefaler i stedet selskaper, om man virkelig vil ha fart på digital transformasjon, å snu opp ned på tradisjonell budsjettering og i stedet bruke en prognosemodell.

 

Arbeidsoppgavene til dagens finansdirektører er i stor endring, og er i ferd med å endre seg vesentlig fra tidligere tiders CFO-oppgaver.

I dag får finansdirektøren i stadig større grad ansvaret for at utarbeide prognoser og vurdere muligheter og risikoelementer i forskjellige vekstinitiativer. Økonomisjefen er gått fra å være en tallknuser med blikket i hovedsak rettet mot resultatene og forretningen som var, til å se fremover og gi råd når riktig kurs for vekst og strategi skal bestemmes.

 

 

Den nye finansdirektørrollen krever at man legger vekt på informasjon og tall fra andre kilder, med et helt nytt syn på måleparametere og med mulighet til å reagere raskere på endringer i markedet, etterspørsel, lønnsomhet og liknende.

 

Hva er poenget med å følge året? Forretningen ruller jo videre uke etter uke, måned etter måned, år etter år Gorm Gorell, EG

 

I stedet for de årlige budsjetter, som settes opp på slutten av fjoråret med virkning fra typisk januar til desember, lager man en eller flere rullerende prognoser som løper de kommende 12, 15 eller 18 månedene.

EGs Gorm Gorell er Business Lead og har jobbet tett med mange selskaper som er i ferd med å endre måten man budsjetterer på. Her forklarer han hva som skjer, hvorfor det skjer og hva som må gjøres. Han har selv 30 års erfaring som finansdirektør i internasjonale selskaper.

 

– Riktig, riktig old fashion

– Tradisjonell budsjettering er riktig, riktig old fashion. De gammeldagse budsjetter vil senke farten på digital transformasjon. Det er to ord som ikke passer sammen; «digitalisering» og budsjett, sier Gorell.

Ifølge Gorell er  mellomstore og større bedrifter i hele Europa i ferd med å endre sin økonomistyring fra en budsjettmodell til ulike prognosemodeller – såkalt forecasting. Han mener imidlertid at mindre selskaper har enda større nytte av en slik overgang – og at det vil være enklere for de mindre bedriftene å skifte.

 

La EG hjelpe deg til å ta forretningsbeslutninger basert på fakta. Les mer her

 

– Å gjøre denne endringen, krever et omfangsrikt grunnarbeid, fordi man må se på tallene på en helt ny måte. Prosessene må snus opp ned. Man må hente informasjon fra andre og nye kilder.

Gorell trekker frem de viktigste punktene man må endre når man går fra budsjettering til forecasting:

  • Datafangsten skal gå mere i dybden og involvere hele virksomheten.
  • Bruke digitale datakilder utenfor bedriften, som valutakurser, råvarepriser, værdata, kalender.
  • Bruke machine learning/advanced analytics på gamle data for å forutse fremtidig etterspørsel.
  • Bruke benchmarking i forhold til andre relevante virksomheter innen samme bransje og segment slik at man kan måle og «ranke» selskapet i forhold til markedet.

 

Fordeler med forecasting

Fordelene med forecasting er åpenbare:

  • Å lage prognosene blir en del av den løpende forretningsdriften. Dermed stopper ikke bedriften opp i den årlige budsjettrunden.
  • Man er tettere på de faktiske resultatene og kan raskere endre forretningsområder som går dårlig, reagere på nye markedsmuligheter og så videre.
  • Man får bedre oversikt over hvordan ulike forretningsområder gjøre det i forhold til hverandre og kan raskere optimalisere driften.
  • Når man løpende måler seg mot konkurrentene, oppdager man raskere hva konkurrentene gjør og kan hurtigere svare når konkurrentene endrer seg.

 

Avslører "talljuks"

Gorell trekker frem valutakurs(er), som når man lager et budsjett settes opp med en fast «budsjettkurs» som gjelder for hele året.

– Med en prognosemodell kan de kursene man selger og kjøper i hentes inn automatisk. Dermed kan man utnytte kurssvingningene til sin fordel. Samtidig får man et riktigere bilde av de faktiske resultatene bak valutasvingningene. Hva skaper veksten? Gunstigere valutakurser eller mer salg? Det avsløres i en prognosemodell, sier Gorell.

Han trekker også frem værdata. Produsenter av is, øl og grillmat i Danmark har lagt til blant annet værdata på sine prognoser; det selges mer is, øl og grillvarer når været er varmt og godt.

– Legger man inn råvarepriser, valutakurser, dekningsbidrag og betalingsvillighet, kan man automatisk få en oversikt over når ens produkt blir for dyrt for markedet, om den totale produksjonsprisen blir for høy, fortsetter Gorell.

 

Med alle disse parametere, som er mer eller mindre lett tilgjengelig via internett, vil selskapet være helt i front og man vil ikke få så mange «ojsann-opplevelser», som stadig skal forklares til styret Gorm Gorell, EG

 

 

Gorell mener at forecasting kan få en virksomhet til «å leve i nuet og ikke historien», gjennom å optimalisere og digitalisere selskapet.

– Tenk hvis du er i selskapet og har en prognosemodell som i sanntid henter alle data daglig, sier Gorell og ramser opp:

  • endringer i råvarepriser
  • endringer i lønninger
  • endringer i valutakurser
  • endringer i maskintid
  • endringer i strøm- og oljepriser
  • utsalgspriser fra diverse konkurrenter (benchmark)

 

Se hvordan GMC Maritime stadig forbedrer resultatene ved hjelp av EG BI

 

Kom i front med forecasting

– Med alle disse parametere, som er mer eller mindre lett tilgjengelig via internett, vil selskapet være helt i front og man vil ikke få så mange «ojsann-opplevelser», som stadig  skal forklares til styret. Man vil få en forklaringsplattform som er utrolig sterk og samtidig ha mulighet til å reagere fra dag til dag, sier Gorell.

Han mener at de fleste bedrifter ikke er oppmerksomme på digitaliseringen og blir derfor raskt passert av de mange internettselskaper som dukker opp hver dag.

– Derfor er raskere omstilling blitt nødvendig. Ved å bruke digitaliserte parametere – alle data ligger jo der ute – og forecasting, er det blitt mye enklere å endre seg raskt.

– Hvem vet, for et par år siden gikk noen av de mest fremsynte virksomheter over til kvartalsvise prognoser og er nå gått over til månedlige, Jeg er sikker på at det går raskt å få til både ukentlig og kanskje helt ned på daglige observasjoner. Dataene finnes allerede. Hvorfor ikke utnytte dem og få optimalisert forretningen.

– For hva er poenget med å følge året? spør Gorell og svarer selv:

– Forretningen ruller jo videre uke etter uke, måned etter måned

måned, år etter år. En tradisjonell budsjettprosess tar ikke høyde for dette. Det gjør derimot en prognosemodell, som hele tiden løper for de kommende 12, 15 eller 18 måneder.

 

Slik velger du en Business Intelligence-løsning. Last ned EGs whitepaper