Den nye kassasystemlova - det haster med systemoppgradering

Mange butikker sliter med forbudte systemer

Kassasystemlova Retail butikk svart omsetning

Driver du med kjøp og salg må kassasystemet følge den nye kassasystemlova. Gjør det ikke det, bør du ringe en systemleverandør snarest. Tiden går fort om du må få på plass nytt kassasystem – fristen for å bli «lovlig» er innen utgangen av 2018. 

 

– Vi har ikke noe tall på hvor mange, men vi vet at mange små og frittstående butikker ikke har skiftet til kassasystem som tilfredsstiller kravene. Kjeder og større butikker har nok tatt investeringen, mens spesielt butikker som sliter økonomisk har skjøvet på denne investeringen, sier Leif Bache-Mathiesen, bransjedirektør Handel i NHO Service og Handel.

 

To trinns lov

I løpet av året må alle som driver med kjøp og salg (med noen få unntak, se under) ha kassasystemer som følger den nye kassasystemloven.   

Den nye kassasystemloven blir innført i to trinn: fra den første januar i 2017 måtte alle leverandører av kassasystemer påse at systemene fulgte den nye loven. Butikker og utsalgssteder, såkalte bokføringspliktige, har imidlertid hatt to år på seg på å oppdatere sine løsninger til systemer som følger loven og er godkjent av myndighetene – det vil si Skatteetaten.

Det kommende året altså alle norske utsalgssteder passe på at de gjør de nødvendige tiltak for å sikre at de følger den nye kassasystemloven, som gjelder fra den første januar 2019.

 

Er du klar for ny kassasystemlov? Se her.

 

Kreativ programvare

– Utfordringen er de små butikkene, butikker der en hobby er blitt til butikk. Mange av dem har dårlig økonomi og har brukt minimalt på IT-systemer. Mange av dem må investere ganske mye i systemer om de skal drive butikk i henhold til loven, fortsetter Bache-Mathiesen.

Frem 2017 var ikke produsenter og importører av kassasystemer underlagt noen særskilte lovkrav. Kravene lå på den bokføringspliktige (les butikkene) i form av dokumentasjonskrav og krav til rutiner for løpende registrering og dagsoppgjør.

– Noen produsenter av kassasystemer har i gjennom årene hatt skjulte "kreative" programmerte løsninger slik at den bokføringspliktige lett kunne unngå riktig skatt og avgift dersom de ønsket det. Kontrollarbeidet avdekket omfattende bruk av såkalt "phantom-ware" i systemene, som tilrettela for unndragelse, sier Bache-Mathiesen.

 

Første januar 2019 kommer raskt. Det kan fort bli kamp om den nødvendige IT-kompetansen om man venter for lenge Øyvind Myrstad

 

Første januar kommer raskt

Øyvind Myrstad, salgsdirektør i EG Retail & Fashion, råder alle som driver med kjøp og salg til å starte oppgraderingsløpet så raskt som mulig.

– Første januar 2019 kommer raskt. Det kan fort bli kamp om konsulentene om man venter for lenge, sier Myrstad.

Han antar at det er svært mange kassapunkter med tilhørende IT-løsninger som må byttes ut eller oppgraderes i løpet av 2018.

Myrstad får støtte fra Bache-Mathiesen:

– Handelen bør snarlig planlegge oppdateringer eller utskiftninger av kassasystemer slik at kassaløsningen er klar senest den første januar 2019. De litt eldre rombaserte kassene, det vil si mindre kassaapparater med integrert pengeskuff, har de største utfordringene med å tilfredsstille kravene i den nye loven, mens PC-baserte kasser har en kortere vei for å komme i samsvar med loven, sier NHO-direktøren.

 

Trenger du å få orden på kassasystemene? Her finner du hjelp.

 

Verre å skjule salg

"Det nye regelverket vil gjøre det vanskeligere å manipulere kassasystem og unndra kontantsalg fra skatte- og avgiftsberegning. Målet er å bekjempe svart økonomi og sikre mer rettferdig beskatning i kontantsalgbransjen," heter det på Skatteetatens sider.

– I dag er det ikke regulert særskilte krav til kassaapparat, utover at det fremgår av bokføringsregelverket hvilket innhold en kvittering skal ha, samt at kassasystemet skal kunne produsere Z-rapport, forteller Inger Iversen, seniorrådgiver i Skatteetatens rettsavdeling.

Manglende systemkrav og regelverk har gjort det mulig å skjule salg på ulike måter. Skatteetaten har ved kontroller avdekket at kassaapparater har vært satt opp på en måte som gjør det mulig å skjule kontantsalg.

Iversen ramser opp de største endringene fra dagens lov:

* Konkrete krav til funksjoner et kassasystem skal ha og forbud mot noen funksjoner.

* Detaljerte krav til ulike typer kvitteringer, for eksempel salgskvittering, returkvittering, treningskvitteringer og så videre.

* Detaljerte krav til innhold i X- og Z-rapporter. Foruten opplysninger om kontantsalget, skal blant annet omfanget av ulike kvitteringer, skuffeåpninger med mer fremgå.

 

Påbud og forbud i den nye kassasystemlova

Dette er påbudt

* Kassasystemet skal kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmiddel.

* Kassasystemet skal ha klokke. Klokka skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid.

* Kassasystemet skal klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal.

 

Dette er forbudt

* Programvaren i et kassasystem skal ikke kunne kobles samen med eller integreres med utrustning eller programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal.

* Programvaren i et kassasystem skal ikke ha funksjoner som gjør det mulig for brukeren å ta bort, endre eller legge til opplysninger i registreringene. Programmert tekst på varer og tjenester skal ikke kunne endres ved eller etter registreringen.

* Det skal ikke være mulig å avslutte et salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering. Systemet skal ikke kunne skrive ut mer enn én kopikvittering.

* Det skal ikke være mulig å merke særskilte varer eller tjenester i kassasystemet slik at de ikke blir tatt med på X- og Z-rapporter.

 

 

– Hva er rådet til butikkjeder og utsalgssteder (bokføringspliktige) for å bli klar til første januar 2019?

– Ta kontant med selskapet som har levert kassaløsningen man benytter i dag. Få avklart om det er mulig å oppgradere systemet slik at det tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Dersom selskapet ikke kan levere en kassaløsning som tilfredsstiller kravene, må man anskaffe et nytt kassasystem som er produkterklært, svarer Iversen.

Med produkterklært menes at leverandørene har sendt en erklæring på at systemet tilfredsstiller lovkravene.

Følger man ikke loven venter bøter både til systemleverandøren og butikken.

Her er Skatteetatens sider om den nye kassasystemlova.