Cloetta: Slik skal Candyking integreres i vårt forretningssystem

Fra millionoppkjøp til full integrering

Cloetta Candyking ERP Lena Wiklund og Per Svensson

IT-sjefene: Lena Wiklund og Per Svensson i Cloetta forteller om viktigheten av en felles IT-plattform for hele konsernet. Foto: Hanna Engström.

Gjennom en rekke oppkjøp, blant annet av Nutisal, The Jelly Bean Factory, Lonka og senest Candyking, er Cloetta vokst til å bli en global leverandør av sjokolade og godteri.

Veksten og suksessen bygger på at oppkjøpene raskt blir en del av konsernets forretningssystem. Nå er det Candykings tur til å bli integrert.

 

 

I fjor kjøpte Cloetta milliardkonsernet Candyking. Nå er den svenske godterikjempen i ferd med å integrere Candyking i konsernets felles forretningssystem, Infor M3 Food and Beverage, med EG som partner.

Integreringsprosjekter er det største Cloetta noen gang har gjennomført.

Her forteller Lena Wiklund, Senior IT Manager og IT-direktør Per Svensson i Cloetta om prosjektet.

 

Standardisering gjør at vi blir smidigere og raskere når det gjelder ekspansjon, oppkjøp og time-to-market. Per Svensson, Cloetta

 

Et forretningssystem for hele konsernet

I dag er Cloetta et sentralisert konsern, men felles og samkjørte prosesser. Imidlertid har ikke det alltid vært tilfellet. Tidligere hadde Cloetta tidligere en desentralisert organisasjon med flere forskjellige forretningssystemer og ulike versjoner, tilpasset landene. Konsernet hadde også ulike epostsystemer, klientplattformer og separate IT-avdelinger.

I 2011 bestemte man seg for å noteres på Stockholmsbørsen. Det ble også starten på arbeidet om å samle selskapet på én felles IT-plattform. Ikke minst på ERP-siden.

 

Innfri ditt digitale potensial

 

For å lykkes, har man lagt vekt på å følge en tydelig forvaltningsplan. En nøkkel bak suksessen er at man hele tiden har hatt full støtte fra den øverste ledelsen.

– Vi skjønte raskt at vi måtte bruke mye tid på grunnarbeidet og etablere en ordentlig plan. For å sikre suksess, var det også viktig at konsernsjefen var en del av styringsgruppen. Skal man få på plass et felles forretningssystem for hele konsernet, kreves det at organisasjonen endrer seg – og det gjør vondt. Derfor er det viktig at man har hundre prosent ryggdekning hos den øverste ledelsen, sier Per Svensson, Cloettas IT-direktør.

 

Candyking – det største oppkjøpet – til nå

Candyking kjøpet, til om lag 0,5 milliard kroner, er Cloettas største oppkjøp til nå.

En utfordring ved oppkjøp er at de kjøpte selskapene har egne forretningssystemer, egen supportstruktur og ikke minst en lang historikk. For å lykkes med å integrere oppkjøp, jobber Cloetta derfor etter en "best practice".

– Vi følger en tydelig plan og gjør en grundig forstudie som inkluderer analyse, dokumentasjon, intervjuer, budsjett, prosjekt og oppnevning av prosjektleder, forteller Svensson.

 

Skal man få på plass et felles forretningssystem for hele konsernet, kreves det at organisasjonen endrer seg – og det gjør vondt. Per Svensson, Cloetta

 

– Vi har bygd opp et fundament som vi arbeider utfra, et fundament som blir bedre og bedre for vært prosjekt vi gjennomfører. Vi kan alltid lære noe nytt og forbedre våre prosesser for fremtiden, tilføyer Senior IT Manager Lena Wiklund i Cloetta.

 

To trinn senker risikoen

For å redusere risikoen med Candyking-integrasjonen, har Cloetta delt prosjektet inn i to. Først ut er Norden som starter opp den første mai. I løpet av høsten er det Storbritannia og Irlands tur.

– Først vurderte vi å ta alle markedene samtidig, men forstudien viste at risikoen var for stor. Derfor valgte vi å dele arbeidet opp i etapper. I Norden har vi egne prosjektledere fra Skandinavia og Finland, samt en ekstern prosjektleder. For å dra nytte av synergier møtes vi i felles styringsgruppemøter hver andre uke, forteller Wiklund.

 

Slik velger du riktig IT-partner

  • Påse at partneren har dyp bransjekompetanse
  • Velg en partner som arbeider sammen med kunden
  • Vær sikker på at partneren utfordrer deg og våger å si nei

 

En annen risiko Cloetta løfter frem er å få alle spesifikasjoner klare til tiden, det gjelder både integrasjoner, rapportering med mer. For å minke risikoen i prosjektet har man også lagt stor vekt på tester.

– Selv om de oppkjøpte selskapene er trygge med Cloettas standarder, er det ikke før de er testet ut at det blir avklart. Vi vet hvor viktig det er å teste ordentlig, og legger stor vekt på å gjennomteste, fortsetter Wiklund.

 

Mer effektiv med et konsernfelles forretningssystem

Et konsernfelles forretningssystem gjør Cloetta-driften mer effektiv.

– Standardisering gjør at vi blir smidigere og raskere når det gjelder ekspansjon, oppkjøp og time-to-market. I Supply Chain har vi tilgang til alle fabrikker i forretningssystemet, noe som forenkler produksjonsplanlegging. Alt dette muliggjøres av et konsernfelles forretningssystem, sier Svensson.

 

Standardisering gjør at vi blir smidigere og raskere når det gjelder ekspansjon, oppkjøp og time-to-market. Per Svensson, Cloetta

 

3 tips for å lykkes med konsernfelles forretningssystem

  • Ha kontroll på strukturer og prosesser
  • Forankre prosjektet grundig i toppledelsen
  • Forsikre deg at du har kontroll på masterdata

 

 

Dette er Cloetta

  • Cloetta ble grunnlagt i 1862 og ble notert på Nasdaq i Stockholm i 2013.
  • Omsetter for nesten 6 milliarder kroner.
  • Er den ledende godterileverandøren i Norden og har blant annet merkevarene Candyking, Ahlgrens bilar, Malaco, Kexchoklad og Sportlife.
  • Har 2.600 ansatte i 13 land.