Er mitt selskap prosess- eller teknologimoden?

Holder IT-løsningene mål for å være konkurransedyktig i årene fremover? Hvis man er usikker: her er noen sjekkpunkter som ledelsen må se over.

Er mitt selskap prosess- eller teknologimoden?

Det er flere indikatorer som kan vise om et selskap er moden for en teknologisk oppgradering eller endring.

Om man bruker et gammelt ERP-system som ikke takler de nyeste applikasjoner, kan det være en fare for at man mister konkurranseevnen og blir liggende bak de ledende selskapene. I verstefall kan man miste all konkurransekraft eller bli spist av andre selskaper. Vi har snakket med Bo Hjort Christensen, høyskolelektor ved Handelshøgskolen BI, som trekker frem noen faktorer ledelsen bør se nærmere på.

Hvor skal man starte å se?

Det er en stor prosess å innhente alle nøkkeltall og informasjon, men se først på regnskapet fra et internt perspektiv, oppfordrer Hjort Christensen.

– Den første varsellampen bør begynne å blinke når man ser over regnskapet. Vinner eller taper man salg? Gevinster som oppnås gjennom digitalisering, må gjenfinnes i regnskapet. Se da over punktene om økt salg, mindre varekost, lavere “cost-of-sale”, og lavre kvalitetskostnader. Få en detaljert oversikt, understreker Hjort Christensen. Det er viktig at ledelsen finner ut om man har pådratt seg ekstra utgifter eller teknologigjeld.

Viktig indikator

Når man har fått denne informasjonen er det flere indikatorer som kan vise om et selskap er moden for en teknologisk oppgradering eller endring.

– En ytelsesindikator bør gi svar om bedriften yter maksimalt, eller er det ledd i bedriften som sinker bedriftens fortjeneste. Det er her man henter grunnlaget for hvor bedriften står, poengterer Hjort Christensen

Overmoden?

Det er ett argument høyskole-lektoren mener er avgjørende for at bedriften  er overmoden.

– Kjerneargumentet for at din bedrift er overmoden er enkel; “Alle ledd i bedriften virker som de skal, men businessen driver ikke godt nok lenger”. Det viktigste er å gå gjennom regnskap og måling, det er her man henter ut informasjonen om prosess- og teknologimodenheten, mener Hjort Christensen.

Se på nye løsninger

Målet med en prosessforbedring er å videreutvikle produktkvaliteten, redusere kostnader, og bruke minimalt med tid på programvareutvikling. Tar man i bruk langsiktige  IT- og plattform-løsninger vil man spare mye tid og penger. Før man gjør endringer, må man ha en forståelse av bedriftens eksisterende prosesser. Først da kan man gjøre endringer for å oppnå de nye målene om en mer effektiv bedrift.

For mye vedlikehold

Er selskapets  IT-løsning vanskelig og tidkrevende? Er det operasjoner som systemet ikke takler? Norske bedrifter bruker en større andel av IT-budsjettet til å vedlikeholde gamle systemer, isteden for å bruke penger til å utvikle nye løsninger, i følge Aftenposten. Kanskje er tiden inne for å bytte ut en overmoden teknologi.

 

Faktaboks:

Slik vet du at prosessen holder god kvalitet

Så hva er kjennetegnene på en god prosess? Noen kriterier vil selvfølgelig være individuelt fra bedrift til bedrift, men flere punkter vil være relevante for de fleste prosesser. En god prosess bør ha følgende:

1. Lave kvalitetskostnader

2. Korte ledetider og rask reaksjonstid

3. Minimalt svinn

4. Skalerbar ytelse

5. Betydelig innslag av automatisering og selvbetjening

6. Evnen til å lære basert på historikk (roboter)

7. Er monitorerbar (i santid)

8. Er analyserbar (i ettertid)

9. Er veldokumentert

10. Er i samsvar med myndighetenes regelverk

11. Er bærekraftig.

Kilde: Bo Hjort Christensen, 2016

 

På hvilket prosessnivå ligger din bedrift?

Hvor langt et selskap har kommet med å utvikle sine prosesser, finner man først når man måler prosessmodenhet. En moden bedrift gjør handlinger gjennom en systematisk prosess, hvor en umoden bedrift baserer sine resultater på tilfeldige og udefinerte avgjørelser. Prosessmodenhet er viktig for alle bedrifter, for det er dette som setter rammen for hvordan hele organisasjonen skal fungere samlet. I en moden bedrift, vil ledelsen fokusere på en stadig forbedring av prosess, hvor en umoden bedriftsledelse må skape forståelse og aksept for bedriftens  måte å drive på. Man kan dele prosess- og teknologimodenheten inn i fem forskjellige nivåer.

 

Faktaboks

Det første nivået er en lite utviklet bedrift som er umoden. Prosessene er ikke satt i klare systemer, og kan oppfattes som udefinerte og tilfeldige. Ingen målesystemer kan gi svar på utfall av prosessen.

På det andre nivået finner vi bedrifter som har begynt med å fokusere på prosesser, og startet med gjentagende handlinger. Enkelte prosesser kan gi forutsigbare resultater. Mange underprosesser er udefinerte og lite utviklet.

Ved det tredje nivået har bedriften nådd den definerte fasen, hvor flertallet av prosessene og underprosessene er definert. Bedriften kan iverksette handlinger om noe skulle gå galt i prosessen.

Man oppnår nivå fire hvis prosessen er ledet. Bedriften har et godt utviklet målesystem med en integrert prosessledelse. Prosesser blir målt og justert for fremtidige målsetninger. Underprosessene er organisert slik at de kan påvirke de største målprosessene.

Det siste nivået får betegnelsen optimalisert. Bedriftens prosesser nøye målt og ledet. Man har et eget team som jobber for å forbedre prosessene og effektiviteten. Alle ansatte følger den samme prosesstankegangen, og bedriften yter maksimalt.

Kilde: P. Harmon, 2004.

Vær forberedt på endringer

Det er viktig å påpeke at ikke alle bedrifter og organisasjoner har de samme målene. Derfor kan en bedrift drive god butikk selv om de ikke ligger helt i toppen av prosessnivået. Den dagen en bedrift  skal ekspandere eller ønsker vekst, vil kanskje disse prosessnivåene utgjøre en forskjell på hvor moden en bedrift er for å ta steget. Bruk disse nivåene for å se hvor din bedrift ligger, og se om det er endringer du ønsker å gjøre for at din bedrift skal bli mer effektiv. Endringer eller oppgraderinger i IT-systemer og organisasjonen kan være nødvendig for å få tilpasset det nye ønskede nivået.

Annonse
Annonse