Det er blitt enklere for IT-direktører å si ja enn nei til forretningen

Common Data Service – en felles datamodell – gir IT-direktøren nye muligheter

IT-sjefens nye rolle - CIO, CDO

Rask på labben: I dag kan IT- direktøren lage mange nye IT- tjenester overraskende raskt og effektivt. FOTO: Istock

Mange nye verktøy og teknologier binder selskapenes data og prosesser sammen på hittil ukjente måter. Det gjør det enklere å arbeide proaktivt med data og å levere nye IT-tjenester til forretningen.

 

IT-sjefen heter ikke lenger IT-sjef og han bruker heller ikke all sin tid på å skru på maskinvare og passe på den kostbare serverparken. I dag er tittelen gjerne CIO, Chief Information Manager, og arbeidsoppgaven består i å sikre at teknologien er en katalysator for å gjøre selskapet smartere, mer effektivt og konkurransedyktig.

Samtidig velger de fleste selskaper helst velkjente løsningsmodeller og bruker slett ikke alle tilgjengelige data, som ofte ligger rundt om i selskapet, på en god nok måte. Mange selskaper tar ikke i bruk informasjon som finnes i selskapene til å styrke eksempelvis drift, vekst eller salg.

 

Vekk fra de tunge og dyre prosjekter

Samtidig er mange organisasjoner bundet til tradisjonelle forestillinger om at alle endringer i IT-verktøyene er risikable, tidkrevende og kostbare.

– Det forstår jeg selvfølgelig godt. Det er ikke lenge siden at enhver endring i kjernesystemene tok måneder og år og skulle planlegges ned til minste detalj, men det skygger for at det i dag finnes verktøy som gjør det enkelt å til å finne og å ta i bruk data i større grad. Man kan også trekke ut sentrale funksjoner som apper, slik at medarbeiderne kan ta med seg verktøy overalt. Og det er verken vanskelig eller dyrt, Jannik Bausager, direktør i Microsoft Danmark. Hun har blant annet ansvar for Dynamics 365 Finance and Operations, Business Edition.

Det er kort sagt i ferd med å bli enklere å være en IT-direktør som heller sier ja enn nei. Og som selv går ut i forretningen med gode ideer. Jannik Bausager

 

Felles datamodell – mange muligheter

Det er flere måter man kan ta fatt i utfordringen på, men grunnlaget for Microsoft metode heter CDS, som står for Common Data Service. CDS er en applikasjonsplattform som brukes på tvers av Microsoft-løsningene Office 365. Flow, PowerApps og Dynamics 365. I tillegg er det mange integrasjonsmuligheter til løsninger fra andre leverandører.

– CDS samler dine data, gjør det enkelt å dele informasjon mellom applikasjonene og gir brukerne umiddelbar adgang til informasjon fra alle datakildene i selskapet. CDS er grunnlaget for å få stor innsikt og god funksjonalitet, forklarer Bausager.

 

La data flyte fritt mellom systemene

Slik kan man velge, analysere og vise data fra for eksempel finans, lager, salg eller produksjon i Power BI. Dataene kan også enkelt integreres med alle mulige eksterne datakilder og eksempelvis måle sin bedrift fortløpende mot tendenser hos konkurrentene. Power BI kan også selv foreslå nye visninger basert på trender i datasettet. Det er praktisk hvis man ønsker å få oversikt over tendenser innen salg eller produksjon uten at man selv vil lete etter trendene.

Man kan også tegne opp de samme bildene og grafene direkte i Dynamics 365 som i Power BI fordi de to verktøyene deler datakilder og spiller sammen.

 

Gi forretningen en ny app på en time

– Noe ganske annet er mobilitet og muligheten for å gjenbruke funksjoner og data på tvers. La oss si at du holder møte med lagersjefen, som er lei av at medarbeiderne skal inn på PC-en for å få et overblikk over salget, slik at de kan disponere hylleplass til dagen eller uken etter. Så går du inn i PowerApps, trekker de gjeldene funksjoner og data ut, plasserer dem i en app og gir deretter ut appen internt til de ansattes mobiltelefon. Det tar en times tid, sier Bausager.

– Jeg vet godt at det høres ut som fremtidsmusikk og mange vil innvende at så enkelt er det aldri med IT – men det er det faktisk. I dag kan du som CIO eller superbruker lage overraskende mye selv på svært kort tid, som understøtter sentrale forretningsprosesser og oppfyller behov ute i selskapet. Også ting som tidligere krevde spesialisert utvikler eller konsulentbistand – også selv om du ikke kjenner til verken JavaScript eller C#, tilføyer Microsoft- direktøren.

 

Sett strøm på alle prosessene

Et tredje – foreløpig ikke så kjent – eksempel på den nye IT-verden, er Microsoft Flow. Det er en plattform som i praksis fungerer som en slags altomfattende "makromaskin". Flow gjør det enkelt å tegne opp prosesser og arbeidsflyt i et diagram sette dem sammen og automatisere dem.

– Det er et hav av maler, som dekker en lang rekke standardprosesser – samt tilkoblinger til alle mulige verktøy, både fra Microsoft og tredjepartsleverandører. Mange oppgaver kan løses "ut av boksen". Ellers fungere Flow etter den klassiske "If/Then-tankegangen", du kan skreddersy dine egne prosesser. Herunder opprette automatisk arbeidsflyt mellom applikasjoner, tjenester, alarmer og råd, håndtere journalisering og godkjenninger med mer. Det fungerer i tradisjonelle IT-systemer, men kan også settes til å lytte på alt mulig annet. Det er riktig smart hvis du for eksempel skal sette IT-drevne saksbehandlingsprosesser i system eller vil begynne å arbeide med tingenes internett, fortsetter Bausager.

 

Stort prosjekt viser vei til det datadrevne selskapet

Fellesnevneren er at CIO-en raskere, enklere og rimeligere kan levere nye tjenester til forretning uten å bruke for mange krefter på å sjøsette omfattende prosjekter. Tilsvarende skal man heller ikke holde tilbake forslag rundt arbeidsforbedringer eller -prosesser. I Mange tilfeller krever det lite å forbedre dem.

– Det er kort sagt i ferd med å bli enklere å være en IT-direktør som heller sier ja enn nei. Og som selv går ut i forretningen med gode ideer, sier Bausager.

Vil du vite mer om hvor klar din bedrift er til å utvide bruken av data, kan du kikke på det danske DataForBusiness-prosjektet. Prosjektet drives av blant andre Dansk Industri (tilsvarende NHO) og Teknologisk Institutt, EG og IBM.

Selv om prosjektet gir størst utbytte for danske selskaper, har også norske mye å lære. Prosjektet går ut på å at bedriftene besvarer en lang rekke spørsmål rundt bruk av data (det tar cirka 20 minutter).

Svarene mates inn i et verktøy, som sammenligner bedriftens egen databruk og datamodenhet med statistikk fra andre besvarelser (anonymt). Dermed får man et raskt overblikk over hvordan bedriften gjør det og innsikt i hvilke områder man kan bruke informasjonen man allerede samler inn bedre.

Les mer om prosjektet på www.DataForBusiness.org.