Alt for mange bedrifter blir motarbeidet av IT-systemer som ikke henger sammen. Men skal du drive forretningen effektivt, må du ha teknologi som spiller på lag.
Mange bedrifter svømmer i ubrukelig teknologi. Det hemmer både effektivitet og muligheter. Foto: Getty Images.
Brian Nebelong er fast skribent for Transformationtools. Han arbeider også som videojounalist og SoMe-redaktør i EG.
Kontakt og følg Brian Nebelong
IT-systemer burde hjelpe bedriftene, men i mange tilfeller gjør de det motsatte. Det skjer fordi noen av systemene ikke henger sammen, mens andre er for komplekse å bruke eller tar for lang tid å bruke.
Uansett hva som er problemet, er det alvorlig for bedriftene. Arbeidsprosessene blir tungvindte og det blir vanskelig å drive bedriften effektivt.
En ny undersøkelse støtter det ovenstående. I undersøkelsen svarer 76 prosent av spurte IT-direktører at de er bekymret over økende IT-kompleksitet.
Men hva kan selskaper gjøre for å få en enklere og mer brukervennlig IT-plattform og -systemer?
Å velge brukervennlige IT-systemer betyr ikke at systemene blir mindre avanserte. Utvikleren har bare gjort det enklere for brukeren, for eksempel ved å tilgjengeliggjøre bare de nødvendige funksjoner og gjemme andre funksjoner.
Får du alle oppgavene i samme skjermbilde, er det effektivt om du bruker hele dagen til å taste inn og prosessere ordrer. Da slipper man å veksle mellom flere åpne programvinduer eller klippe og lime inn informasjon mellom ulike vinduer for å fullføre arbeidsprosessene.
Et eksempel er Microsoft Outlook. Gjennom integrasjoner med forretningssystemer, som CRM eller ERP, kan man gjøre alle operasjoner i Outlook-skjermbildet og få tilgang til alle opplysninger man trenger samme sted.
Microsofts løsninger er et godt sted å begynne, fordi de er brukervennlige og fordi de velkjente kontorstøtteprogrammene Microsoft Office 365, er godt integrerte med forretningsapplikasjonene Microsoft Dynamics 365.
Les mer: Dynamics 365 – en plattform for forretningsapplikasjoner.
En av de viktigste grunnene til et komplisert IT-oppsett, er at man har fått flere ulike systemer, som gjør hver sin arbeidsoppgave og hvor dataene havner i selvstendige databaser, som ikke har koblinger mot de andre databasene i selskapet.
Med Microsoft Dynamics 365 er selvstendige databaser historie. Skyplattformen er bygd opp ved hjelp av ulike apper som understøtter ulike arbeidsprosesser innenfor salg, markedsføring, finans og kundeservice.
Appene er koblet med hverandre og alle data er lagret i en og samme database. En felles database gjør det langt lettere å dele data mellom ulike avdelinger, personer og roller i virksomheten.
Dynamics 365-plattformen reduserer også IT-kompleksiteten fordi alle de daglige arbeidsprosessene er samlet i en plattform som alltid er oppdatert og alltid er tilgjengelig.
Les også: Teknisk gjeld hindrer forretningen.
Imidlertid trenger ikke et komplekst IT-oppsett å bare handle om at det er for mange IT-systemer i virksomheten. Den kan også være at de få er kompliserte å supportere og vedlikeholde. Da kan det være lurt å sette bort driften til en ekstern teknologileverandør.
En teknologipartner kan for eksempel løse oppgavene under:
En stor fordel ved outsourcing, eller driftsutsetting om du vil, er at kompleksiteten forsvinner fordi andre tar seg av oppgaven. Det frigjør også tid for IT-avdelingen, som i stedet kan bruke tid på innovasjon og fremtidige strategiske oppgaver. Det gjør bedriften smidigere i forhold til kommende omstillinger.
En annen mulighet for å skaffe seg mer tid og redusere stresset er å flytte IT-plattformene og -prosessene i skyen. Det har en rekke fordeler:
Brukervennlige og skybaserte IT-systemer med en felles database er altså et smart valg om man velger et enklere og mindre komplekst IT-oppsett. Hva er ditt valg?
Lurer du på hva Microsoft Dynamics 365 er? Her får du svar.
Les også: Alle selskaper tar i bruk skytjenester.
Gratis brosjyre: Les EGs guide til valg av ERP-løsning her.
Få verdifulle artikler, verktøy og inspirasjon til hvordan du forankrer den digitale transformasjonen i ditt selskap rett i din innboks. Vi sender ut cirka ett nyhetsbrev i uken.
Du kan til enhver tid melde deg av hvis nyhetsbrevet ikke lever opp til dine forventninger. Les om vår personopplysningspolitikk her.
