Lyckebys oppskrift på et vellykket ERP-prosjekt

Gamle forretningssystemer som ikke hadde vært oppgradert siden 2006. Det var forutsetningen da Lyckeby gikk fra sin ERP-løsning i eget serverrom på bakken og tok i bruk ERP-løsning i skyen.

Her deler IT-direktør Christel Petersson sin oppskrift på et vellykket ERP-prosjekt – oppsummert i fem punkter.

Den svenske matvareprodusenten Lyckeby Culinar er trolig mest kjent for Kockens krydder, deriblant slageren Kockens Piffi, som du i dag må til Sverige for å skaffe. I tillegg lager matkonsernet en rekke ulike meltyper, melmikser og posedesserter.

Etter mange års oppgraderingsetterslep, valgte Lyckeby å flytte forretningssystemene i skyen i fjor. Konsernet valgte Infor M3 Cloud Suite. 

Vi var langt bak dagens IT-landskap, på grunn av manglende oppgraderinger i over ti år. I tillegg var det et lappeteppe av ulike løsninger og systemer ulike avdelinger hadde kjøpt inn gjennom årene Christel Petersson, Lyckeby

Utgangspunktet var et utdatert forretningssystem, som ikke hadde vært oppgradert siden 2006, som kjørte på egne "in house" servere. Selve serverdriften var satt bort til en tredjepart.

– Vi var langt bak dagens IT-landskap, på grunn av manglende oppgraderinger i over ti år. I tillegg var det et lappeteppe av ulike løsninger og systemer ulike avdelinger hadde kjøpt inn gjennom årene. Til slutt måtte vi oppgradere vårt forretningssystem – ikke minst for å henge med i tiden, forteller IT-direktør Christel Petersson.

Hun understreker at det er viktig at IT kan støtte opp om selskapets behov, og at det ikke blir et for stort gap mellom IT-løsningene og forretningens behov.

Større krav

Å gå i skyen ga mange fordeler for Lyckeby, men overgangen var ikke uten utfordringer.

Et lukket skymiljø betydde at Lyckeby måtte legge inn bestillinger hos Infor i god tid. En annen utfordringer var komplekse integrasjoner.

– Mange av tilleggsapplikasjonene vi bruker hadde aldri vært koblet mot skytjenester. Det gjorde integrasjonene kompliserte, og det var vanskelig å gjøre kostnadsestimater, forklarer Petersson.

For Lyckeby ble ERP-prosjektet nødvendiggjort blant annet av økte krav til sporbarhet og produktkvalitet. En annen grunn var sikkerhetsrisiko knyttet til gammel serverpark og samtidig kommer kravene knyttet til GDPR, EUs nye personvernlov.

Les også: Lettfattelig oversikt over GDPR.

– Vi jobber med digitalisering for å bli mer effektive og kunne gi bedre kundeservice, sier Petersson.

Under kan du lese Peterssons viktigste erfaringer – oppsummert i fem punkter.

1. Del opp prosjektet

På grunn av at tiden hadde løpt fra Lyckebys gamle forretningssystem, ble oppgraderingen et mer omfattende prosjekt. IT-direktøren anbefaler heller at man deler opp prosjektet, slik at det blir mindre krevende for organisasjonen.

– Det gagner ingen å unngå å bruke penger på vedlikehold og forvaltning av et system over lang tid. Det gir ulemper senere både på kostnader og med hensyn på ressurser. Nå har vi lært at vi må henge med i utviklingen, sier Petersson.

– Med så omfattende prosjekter går luften ut av virksomheten. Derfor er det bedre å dele opp prosjektet i mindre deler som gjennomføres i mindre deler, fortsetter IT-direktøren.

2. Tydelig eierskap

Petersson forteller at alle andre prosjekter ble satt på hold under ERP-implementeringen, fordi det var viktig å beholde fokus og engasjement både fra ledelsen og de ansatte.

– Det er svært viktig at det er et tydelig eierskap til prosjektet internt. Sjefene må være med og samtidig må man ha på plass en forvaltningsorganisasjon med utvalgt prosesseier som er ansvarlig for prosjektet internt, understreker Petersson.

Hun legger til at man må ha en partner som man stoler på.

– Påse at partneren kjenner både din bedrift, din bransje godt og besitter teknologi- og systemkompetanse.

Påse at partneren kjenner både din bedrift, din bransje godt og besitter teknologi- og systemkompetanse Christel Petersson, Lyckeby

3. Standardiser

Arbeidet startet med en forstudie for å klargjøre hvordan migreringen skulle gjennomføres. Deretter startet prosjektet og reisen til skyen. Standardisering var en viktig ledestjerne.

– Vi bestemte oss for å gå for en standardløsning og legge til moduler etter behov. Vi hadde også en nullvisjon rundt tilpasninger. Tidligere hadde vi et hundretalls tilpasninger. I dag har vi syv. Standardisering kommer til å være vår ledestjerne fremover også, selv om nullvisjonen er umulig å nå i praksis, forteller Petersson.

4. Test, test, test

Produksjonen på skyplattformen ble utsatt noe Petersson takker testerne for. Ved å gjennomteste løsningen før igangsetting, ble antallet feil og driftsforstyrrelser et minimum da Lyckeby gikk live. IT-direktøren understreker at det er svært viktig å teste så mange ulike scenarier som mulig.

– Vi testet, testet og testet, noe som var svært vellykket. Desto tidligere man finner feil, desto raskere får man en løsning. Man kan ikke løse alt. Derfor må man velge å rette de største feilene og fokusere på områdene med høyest risiko, sier Petersson.

– Få godkjenning fra prosesseierne, som skal ha gjennomgått prosessene, sjekket at alt er i orden og gitt grønt lys, fortsetter Petersson.

Hun legger til at det også er viktig at man dokumenterer testing og feilretting.

5. Aldri mer store prosjekter

– Vi kommer aldri mer til å gjennomføre en stor oppgradering. Det krever alt for mye av organisasjonen. Fremover jobber vi heller fortløpende med mindre prosjekter, sier Petersson.

I dag har Lyckeby et antall mindre prosjekter som drives av prosesseiere med støtte fra IT-avdelingen. Slik unngås "big bang"-prosjekter og man sikrer at organisasjonen er med på IT-prosjektene.

– Teknologi er enkelt. Det vanskelige er å endre arbeidsprosesser, sier Petersson.

Les også: Slik innfrir du din tekniske gjeld.

Stabilt og sikkert

Prosjektet gikk live for et år siden, og valget av skyen har gitt flere gevinster. Bruken av skyen har blant annet ført til prosessoptimalisering og bidratt til organisasjonsutvikling.  

– Vi har nå en helhet og har lagt så mye av løsningene i Infor M3s skyplattform. Slik optimaliserer vi våre prosesser og digitaliserer selskapet. Manuelt arbeid erstattes av automatiske prosesser, forteller Petersson og fortsetter:

– Nå har vi fått et driftssikkert, kostnadseffektivt, stabilt og sikkert i skyen. Siden starten har vi ikke hatt en eneste driftsstans som ikke har vært planlagt.

Les også: Aner konturene av fremtidens ERP-system.

https://transformationtools.no/articles/2018/aner-konturene-av-fremtidens-erp/

• Del