Et ERP-system er en sammensatt mengde ulike IT-komponenter som danner grunnstammen i de fleste virksomheters IT-oppsett og dermed er viktig for administrasjonen av hele virksomheten. Derfor er det viktig å vedlikeholde systemet proaktivt og hele tiden passe på at det ikke oppstår problemer som lange responstider, avbrudd og feilbefengte data.

Du kan sammenligne et ERP-system med en bil.  De aller fleste vet ikke nøyaktig hva som foregår under panseret. Vi vet riktignok at det er en mekanisk motor og at fremdriften skyldes kontrollerte eksplosjoner i en sylinderrekke. Derfor er nødvendig å helle bensin eller diesel i maskinen for å få den til å gå. Vi vet også hvilke håndtak, knapper og pedaler vi må trykke på for å få det til å skje.

Kanskje vet vi nøyaktig hvor mange sylindere bilen vår har. Men ellers nøyer vi oss med å fylle på spylervæske, sjekke oljenivået (kanskje litt for sjelden) og skifte dekk to ganger i året – eller når vi blir tatt på sengen av årets første snøfall.

På samme måte forholder vi oss til ERP-systemer.  Vi vet at systemet fungerer når vi fyller på riktig type drivstoff (data) og trykker på de riktige knappene i de riktige menyene. Noen vet dessuten litt mer grunnleggende om hvordan vi undersøker om alle legger inn data på de riktige stedene og om det er tilstrekkelig med data. Vi vet at IT-avdelingen fra tid til annen sjekker tilgjengeligheten samt hvor mye kraft som trengs for å holde systemet oppe.

Men de fleste vet faktisk ikke hva som foregår "under panseret" på ERP-systemet. Det er det heller ikke noe behov for så lenge maskinen går.

Serviceettersyn fanger opp feil i forkant
Det er imidlertid to grunner til at bilen ofte fortsetter å gå, mens ERP-systemet begynner å vise tegn til avbrudd og uforklarlige ytelsesproblemer.

Den første er serviceettersynet. Alle vet at bilen må på service etter et bestemt antall kjørte kilometer eller et fastsatt tidsintervall. Hvorfor? Fordi vi ikke vil ta sjansen på at det plutselig oppstår problemer som vi kunne ha forutsett.

Serviceettersynet holder oss ikke skadefri hvis vi selv forårsaker en feil og ødelegger bilen. Det er heller ingen garanti for at vi ikke opplever et havari – og jo eldre bilen blir, desto større risiko er det for at det skal skje noe. Med et serviceettersyn blir alle deler av bilen gjennomgått grundig av en autorisert mekaniker, og bilen kan bli reparert før mindre feil utvikler seg til større problemer som også kan medføre skader på andre deler av motoren.

Vi vet også at det er viktig å overlate ettersynet til et profesjonelt verksted som vet hva de skal se etter og som har de riktige verktøyene. Ellers risikerer vi at ting som burde ha vært oppdaget, ikke dukker opp før vi plutselig hører en mistenkelig lyd og blir stående i veikanten for å vente på hjelp.

Varsellamper og temperatur
Den andre store forskjellen er at bilene er utstyrt med automatiske signaler som advarer oss når noe er galt. På den måten gjør bilen, eller i alle fall dashbordet, oss oppmerksom på ting vi bør få fikset eller i alle fall kontrollert snarest mulig.

Jeg vil ikke spekulere i hvorfor det ikke finnes faste regler for serviceettersyn av ERP-systemer. Og dessverre har man ennå ikke klart å bygge inn en form for overvåking som gjør at IT-avdelingen alltid har god oversikt over systemet.

Derfor antar jeg også at det er en god stund siden systemet ditt fikk et serviceettersyn utført av en profesjonell person med tilgang til de riktige verktøyene. For IT-avdelingen ofte må lete i blinde når de skal finne årsaken til at systemet ikke yter som det skal. Det betyr sløsing med både tid og ressurser for IT-avdelingen. Du vet aldri når systemet bryter sammen neste gang og hvorfor – og hvilke konsekvenser der får for virksomheten.

Så hva gjør du hvis du allerede nå har et IT-system som begynner å gå opp i limingen? Du begynner å se deg om etter en IT-leverandør som ikke bare har ekspertene, men også de riktige verktøyene og som kjenner din bransje og prosessene som kreves.

Ja, det betyr muligens at du er nødt til å gjøre en ekstra investering som ikke virker tvingende nødvendig her og nå. Men når du ser en familiefar som står på motorveiskulderen med pakkenelliker opp over ørene, tre skrikerunger i baksetet og en kone som nettopp har fått ødelagt familieferien, vil du nok ønske på hans vegne at han hadde sørget for å ta service på bilen.

Til daglig hjelper Velimir virksomheter med å finne feil som skaper problemer og dårlig ytelse i Dynamics-løsningene. Besøk gjerne Velimir på LinkedIn, der han ofte skriver om og kommenterer IT for virksomheter, eller kontakt ham direkte på velimir.davidovski@eg.dk.

• Del