Digital budsjettering og konsolidering av rapporter på tvers av 40 forretningsenheter gjør at EGs økonomiansatte unngår Excel-rot, frigjør tid og har gitt økonomiavdelingen strategisk overblikk.

Digitalisering av finans-  og økonomifunksjoner gir EGs finansdirektør mye større mulighet til å støtte forretningen på tvers av en kompleks organisasjon. Nå satser finansdirektør Allan Buhl Møller på å bruke kunstig intelligens for å styrke salg og kundepleie i enda høyere grad.

– Naturligvis er det en innkjøringstid, når man skifter system og endrer måten man budsjetterer og rapporterer på. Den slags fungerer aldri optimalt fra dag én. Det vil alltid være behov for manuelt input og justeringer de første par månedene. Til gjengjeld ble gevinsten, for vårt vedkommende, betydelig når systemet hadde satt seg, forteller finansdirektør Møller.

Han bestemte seg i 2015 for å fase ut Excel som økonomiavdelingens primære arbeidsredskap og i stedet gjøre EGs data tilgjengelig på et mer strategisk nivå, blant annet ved å automatisere en lang rekke finansielle prosesser.

Første trinn var å digitalisere og automatisere budsjettering i et nytt IT-system. Deretter kom konsolidering av rapportering på tvers av 20 juridiske enheter, nesten 40 forretningsenheter og over 2.000 ansatte.

 Bedre overblikk

Bakgrunnen for Møllers strategiske endring i 2015 var at EGs økonomiavdeling, etter en årrekke med ekspansjon og utallige oppkjøp, fikk en stadig mer utilfredsstillende arbeidsbelastning, når man samlet og arbeidet med tallene i Excel. På toppen ble det også vanskeligere å få overblikk over forretningen.

I dag bruker de 25 kontrollerne ikke lenger hoveddelen av deres tid på å sloss med kolonner og makroer i regneark. Sammenstillingen av tallene foregår i stedet automatisk.

– Det gir oss et umiddelbart et overblikk og gjør for eksempel kontrollerne i stand til å bruke tiden på å identifisere muligheter for å optimalisere forretningen og å måle og sammenligne resultater på tvers. Det er, både for konsernet og medarbeiderne selv, en mer tilfredsstillende anvendelse av deres tid og kompetanse enn å stable om på Excel-rader i en evighet og avstemme om tallene fortsatt stemmer, fortsetter Møller.

Det nye systemet gjør at økonomiavdelingen i dag stort sett greier månedsavslutningen innenfor normalarbeidstiden, i stedet for å arbeide overtid utover ettermiddager og kvelder. Dessuten unngår man å tilføye manuelle feil i kolonner og makroer i takt med at det etableres nye forretningsområder eller at organisasjonen endres.

Ny organisasjon på under en måned

– Dette har gjort oss langt mer fleksible. Tidligere i år, for eksempel, endret vi til en ny matriseorganisasjon på under en måned. Det ville vært uoverkommelig om vi brukte Excel som primærverktøy siden endringene hadde store konsekvenser for rapportering og budsjettering. Nå var det kun et spørsmål om å endre noen sammenhenger i systemet og så fulgte data med av seg selv, forteller EGs finansdirektør.

Han tilføyer at systemendringene ikke har ført til kostnadsbesparelser eller oppsigelser av ansatte – noe som ofte skjer.

– I stedet brukte vi prosjektet for å øke kvaliteten på rapportering og budsjettering, noe som har gitt en bedre økonomisk innsikt for de enkelte forretningsområdene. Vi kan også lettere identifisere forbedringspotensialer i forretningen samt relevante innsatsområder og har gitt økonomimedarbeidere langt mer tilfredsstillende arbeidsforhold og spennende oppgaver, sier Møller og fortsetter:

– Selv om kostnadene i utgangspunktet synes høye ved slike prosjekter, betaler investeringen seg raskt tilbake på flere nivåer.

I dag kjører budsjetteringssystemet friksjonsfritt, mens man stadig kjører parallelt med de gamle prosessene frem til årsskiftet 2017/18. Da skal de Excel-baserte systemene lukkes ned.

Transparens og færre feil

Samtidig har EG samlet inn alle lønnsendringer på en digital plattform, hvor lønnsavdelingen og ledere med medarbeideransvar kan gjennomgå og håndtere alt fra bonus til lønnsjusteringer i ett grensesnitt.

– Den gjennomdigitale lønnskjøringen er blitt en riktig så stor landevinning, der vi både sparer tid, gjør lønnsavregningen mer gjennomsiktig og unngår mange tidkrevende og frustrerende feil, forteller Møller.

Det neste trinnet er å la selvlærende algoritmer, maskinlæring (Machine Learning), analysere alt fra oppsettmønstre og lønnsomhet til prosjektfremdrift og tidsbruk.

– Målet er blant annet å gi en kvalifisert innsikt i de enkelte forretningsområdene og styrke dialogen med for eksempel salg på tvers av vertikalene. Hvem har det bra? Hvem kan gjøre det bedre? Hvilke faktorer bidrar til at for eksempel retailfolkene gjør det bedre enn de ansatte som selger til industrien – eller omvendt? Maskinlæring vil gi bedre lønnsomhetsprognoser og allokering av ressurser på tvers av selskapet, fortsetter Møller.

La robotene gjøre rutineoppgavene

På samme måte forventer finansdirektøren at EG i løpet av det kommende året får sammenkoblet finansielle data om for eksempel lønnsomhet med undersøkelser av kundetilfredshet for å finne ut av hvordan man kan fordele innsatsen optimalt.

– Vi har startet en test av ”IT-roboter” for å automatisere repetitive arbeidsoppgaver. Det vil gjøre at medarbeiderne får jobbe med mer utfordrende oppgaver og frigi masse tid man i stedet kan bruke på å utvikle og støtte forretningen, forklarer Møller.

Han sier at det naturligvis har kostet på både tid og økonomi å digitalisere i et så stort omfang, men at det har vært verd alt slitet.

– Det er vanskelig å sette kroner og ører på verdien av strategiske IT-investeringer, men min umiddelbare følelse er at investeringen er regnet tilbake på mindre enn et år hvis du måler på tvers av alle KPIer som

tidsbesparelse og økt effektivitet. Dertil kommer det naturligvis faktorer som det er vanskelig å kvantifisere, men som kanskje er enda viktigere; det å markant styrke evnen til å få overblikk over, tilpasse og målrette forretningen. På toppen kommer også mer tilfredse medarbeidere, sier Møller.

Han mener at en av de viktigste lærdommene fra prosjektet har vært å ta et skritt om gangen.

I dette prosjektet startet man med å digitalisere budsjetteringen – og bygge videre derfra. Samt å ha sterk styring på prosesser og grunndata.

– Du kan ha et så smart system som mulig, men det blir aldri bedre enn de dataene som ligger til grunn. "Garbage in – garbage out" – den læresetning gelder stadig.

• Del