Profesjonalisering av innkjøp skaper skarperekundefokus

Det lyder kanskje som en selvmotsigelse. Men den er god nok. Wrist Ship Supply styrker kundefokus i verdikjeden ved å styrke innkjøpsarbeidet. Virksomheten har siden 2011 arbeidet iherdig med å profesjonalisere innkjøp og har innført såkalt category management. Det har blant annet skapt en mer kundefokusert verdikjede, fordi salg og innkjøp arbeider mye tettere sammen, og fordi category managers blir plassert i de regionale kontorene rundt om i verden, tett på kundene. Virksomheten har 32 lokasjoner i 18 land.

«Det siste skjer fordi vi ønsker enda mer dialog mellom innkjøp og salg og med kundene. Vårt sortiment skal hele tiden utvikle seg, slik at det avspeiler våre kunders behov og ønsker, og det skjer best ved at det er tett kontakt mellom kunder, salg og innkjøp. Så våre category managers skal fysisk sitte ute hos selgerne og ha tett daglig kontaktflate med kundeservice og kundene. Category management skal ikke utelukkende foregå på parkettgulvet i hovedkvarterets høyborg», forteller Lars Bomholt som er CPO (Corporate Procurement Offiser) i Wrist Ship Supply. Han ble ansatt i 2012 og har siden stått i spissen for arbeidet med å utvikle category management.

Category managerens oppgave er å holde styr på et avgrenset landskap av leverandører, varer og faglig samt markedsmessig utvikling innenfor dette felt. Hvordan skal varesortimentet utvikles innenfor en kategori? Dukker det nye produkter, tjenester eller leverandører opp? Hvor skal en gitt leverandør plasseres på modenhetstrappen? Hvor mange leverandører skal jeg ha? Hvordan kan jeg endre en gitt leverandørs plassering på modenhetstrappen? Hvilke forskjellige tilnærminger og forhandlingstyper trengs det overfor de ulike leverandørene? Hvordan skal jeg fremforhandle, pleie og dyrke en gitt leverandørrelasjon?

Innkjøp lærer av salg

Salgsavdelingene har generelt vært dyktige til å utvikle key account management, der en key account manager pleier og dyrker en kunderelasjon på en profesjonell og strukturert måte. Key account management er et fint speilbilde av idéen med category management. Det er likevel ikke tvil om at den profesjonelle utviklingen av salgsarbeidet ligger en del foran utviklingen av innkjøpsfunksjonen. Det har ganske enkelt alltid vært mer oppmerksomhet på omsetning og markedsutvikling enn kostnader og leverandørutvikling i en virksomhet, noe som det ikke er noen forretningsmessig fornuftig begrunnelse for. Konsekvensen er at innkjøpsfunksjonen er et relativt uutviklet og udyrket område der det er mye potensial å hente – noe som har vært påpekt i en strøm av artikler, bøker og konferanseinnlegg de siste 10-20 årene. Innkjøpsorganisasjonene står svakt i virksomhetenes interne makthierarki, der salgs- og produksjonsavdelingene gjerne har langt mer innflytelse og anerkjennelse.

Leverandørens innflytelse på forretningen

Men slik er det ikke hos Wrist Ship Supply. Vi er vant til å tenke at «customer is king». I Wrist Ship Supply har de utvidet det til at leverandører også får stor innflytelse på å styrke forretningen.

«Den verdien vi som handelsselskap tilfører kundene, avhenger i høy grad av at vi har de riktige varene og de beste leverandører om bord. Når vi arbeider profesjonelt og strategisk med våre innkjøp, så kan vi også i høyere grad trekke til oss de beste leverandørene. Vi har opplevd de seneste årene at store og ledende leverandører som Nestlé, Unilever og Procter & Gamble ringer til oss fordi de kan se at vi er en attraktiv kunde», forteller Lars Bomholt og supplerer:

«Vi er attraktive fordi vi er vokst så mye og dermed har stort volum. Men vi er også attraktive fordi vi er en profesjonell kunde som er enkle å samarbeide med. Det kommer både våre kunder og vår forretningsutvikling til gode».

Det krever stamdata, talent og trening

Suksess med category management krever mye, men tre av de vesentligste forutsetningene er ifølge Lars Bomholt: Datadissiplin, riktig talent og opplæring av både innkjøpsavdelingen og andre funksjoner i verdikjeden.

«Orden på stamdataene er utrolig viktig. Man kan ikke overvurdere hvor viktig det er å ha ett globalt varenummersett som alle arbeider etter. Og at alle stamdata alltid er oppdatert og korrekt», forteller han.

Virksomheten implementerer i øyeblikket Microsoft AX 2012 som nytt ERP-system, og har i den forbindelse valgt å samle stamdatastyringen i den dedikerte stamdataløsningen Master Data Services. «Tidligere ble stamdataene styrt av hundrevis av medarbeidere. Nå blir de styrt av åtte medarbeidere i et separat system slik at vi holder det atskilt fra transaksjonsflyten i ERP».

Suksess med category management krever også riktig talent. «Category management krever en annen profil enn den klassiske innkjøper. En category manager skal fremdeles beherske finansielle dataanalyser, håndtering av empiri og harde forhandlinger om pris og vilkår. Men han eller hun skal også være god til relasjoner, kommunikasjon og til å skape tillit», forteller Lars Bomholt.

Den utfordringen løser Wrist Ship Supply ved å opplære utvalgte medarbeidere i samarbeid med virksomhetens eksterne kompetansepartner MarketXchange og så supplere med rekruttering av nye folk med erfaring fra andre virksomheter og bransjer.

«Vi gjennomfører f.eks. i november 2016 et kurs for 14 medarbeidere på kontoret vårt i Houston, der de får en innføring i hvordan category management er til beste for Wrist Ship Supplys kunder og forretning».

• Del